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Élections Manitoba est un bureau indépendant de l’Assemblée législative qui est chargé d’administrer des élections provinciales libres et équitables. Tous les employés d’Élections Manitoba doivent être non partisans tant au niveau de la perception que dans les faits, et ils doivent signer une entente de confidentialité.

Description du poste

Sous la supervision générale du directeur du scrutin et du directeur adjoint du scrutin, le commis de bureau fournit un soutien administratif et financier au bureau du directeur du scrutin et exécute des tâches connexes qui lui sont confiées par le directeur du scrutin et le directeur adjoint du scrutin. Le titulaire de ce poste est responsable de la gestion et de la tenue de la petite caisse, du traitement des factures des fournisseurs et de l’établissement de fiches de paie complètes et précises pour le directeur du scrutin. Il est préférable que le commis de bureau réside dans la circonscription électorale où il remplira ses fonctions.

Responsabilités principales

  • Fournir un soutien administratif général au bureau.
  • Soumettre les fiches de paie des employés à Élections Manitoba.
  • Gérer et tenir la petite caisse.
  • Apporter son aide à l’achat de fournitures administratives et électorales.
  • Vérifier et transmettre les factures des fournisseurs à Élections Manitoba.
  • Assurer la liaison entre le bureau du directeur du scrutin et Élections Manitoba concernant la paie et le paiement des fournisseurs.
  • Assurer la liaison avec le personnel électoral et les fournisseurs concernant la paie et les paiements.
  • Au besoin, agir à titre de fonctionnaire électoral.

Responsabilités selon les différentes phases du processus électoral

Responsabilités générales
  • Recevoir les livraisons de fournitures et de matériel.
  • Répondre au téléphone et aux demandes de renseignements.
  • Consigner des informations au sujet des appels reçus, et tenir des dossiers détaillés et précis.
  • Utiliser divers équipements de bureau, comme un ordinateur, un télécopieur et un photocopieur
  • Accueillir les visiteurs et déterminer le but de leur visite.
  • Apporter son aide à la préparation des fournitures pour la formation.
Établissement de la liste électorale
  • Aider l’adjoint au recensement à procéder aux contrôles de la qualité du recensement et de la révision.
  • Tenir à jour et classer la correspondance et d’autres dossiers.
  • Tenir un dossier d’enregistrement des recenseurs et des agents réviseurs (formulaire 282) et la feuille de temps du personnel.
  • Prendre les rendez-vous de révision et les affecter à l’agent réviseur approprié.
  • Saisir les données dans le relevé de révision au cours de la période de révision.
Scrutin par anticipation
  • Remplir le rôle de fonctionnaire électoral pendant le scrutin par anticipation au bureau du directeur du scrutin, au besoin.
  • Apporter son aide à la réception et à la vérification des bulletins de vote après leur impression.
Jour d’élection
  • Apporter son aide à la préparation des fournitures et des urnes en vue du jour d’élection.
  • Apporter son aide à l’organisation du bureau du directeur du scrutin en vue du soir d’élection.
  • Apporter son aide à la réception, à l’affichage et à la présentation des résultats du scrutin.
  • Participer au décompte final des votes.
  • Apporter son aide à la fermeture du bureau du directeur du scrutin.

Qualités requises:

Expérience

  • Savoir utiliser un ordinateur et des programmes informatiques et faire de la saisie au clavier (40 mots/minute).
  • Savoir travailler efficacement en équipe dans le respect d’échéances serrées.
  • Posséder une expérience de la tenue de livres, de l’établissement de fiches de paie et de la saisie de données.
  • Posséder une expérience des tractations avec des fournisseurs ainsi que du traitement des factures et des bordereaux d’emballage.

Qualités sur le plan personnel

  • Être mature, responsable, énergique, dévoué, minutieux et motivé.
  • Être capable de s’adapter et d’apprendre rapidement.
  • Posséder de solides compétences interpersonnelles et organisationnelles.
  • Être poli et courtois en toutes circonstances.
  • Être souple, c’est-à-dire prêt à travailler de longues heures, notamment en soirée, la fin de semaine, pendant les congés et dans des postes fractionnés.
  • Être un résident de la circonscription électorale où les tâches sont accomplies.
  • Être impartial dans toutes les démarches entreprises durant une élection et ne pas prendre part à des activités partisanes.

Qualités sur le plan administratif

  • Être impartial dans toutes les démarches entreprises durant une élection et ne pas prendre part à des activités partisanes.
  • Être capable de communiquer efficacement avec le public, les fonctionnaires d’Élections Manitoba, les candidats et leurs représentants.
  • Être capable de respecter des échéances précises.
  • Être capable d’établir l’ordre de priorité des travaux qui lui sont confiés par diverses personnes.
  • Pouvoir réaliser de multiples tâches avec un minimum de supervision.
  • Savoir utiliser un environnement informatisé et en particulier les logiciels de la suite Microsoft Office.

Formation

Le candidat devra participer à une formation portant sur la saisie des données et une des séances de formation destinées aux préposés à l’inscription et aux fonctionnaires électoraux dans l’éventualité où il serait appelé à travailler à l’un de ces postes. Des renseignements concernant les heures, les dates et les lieux de la formation seront transmis après l’embauche.

Rémunération

  • 15,50 $ l’heure

Un feuillet T4 indiquant les revenus gagnés sera délivré à l’employé.

Courriel : election@elections.mb.ca election@elections.mb.ca | Phone Elections Manitoba 204-945-3225 | Sans frais au Canada et aux ÉU 1-866-628-6837

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